À l'issue de la formation, vous serez capable de
- Concevoir un plan de classement adapté à l’activité d’une équipe ou d’un service
- Définir et appliquer une convention de nommage des fichiers et des dossiers
- Structurer les Drive partagés (périmètres, arborescence, rôles) en cohérence avec le plan de classement
- Mettre en place les règles de cycle de vie des documents : versions, archivage, suppression, libellés
- Rédiger une charte documentaire et planifier son adoption par l’équipe
Public visé
Responsables de service, chefs de projet, responsables qualité, assistants de direction, référents Google Workspace chargés de mettre de l’ordre dans les documents d’une équipe ou d’une organisation.
Prérequis
Utiliser régulièrement Google Drive, savoir partager un fichier et distinguer Mon Drive d’un Drive partagé. Le contenu de « Gestion et partage des fichiers dans Google Workspace » constitue le socle attendu.
5 modules sur 1 jour (7 h)
Diagnostiquer l’existant
- Symptômes : doublons, fichiers introuvables, partages non maîtrisés
- Inventaire des espaces : Mon Drive, Drive partagés, Partagés avec moi
- Cartographier les flux documentaires et les usages réels
- Outils d’analyse : recherche, activité, espace de stockage
Concevoir le plan de classement
- Logiques de classement : par processus, par client, par période
- Profondeur d’arborescence et nombre de dossiers par niveau
- Périmètre des Drive partagés et dossiers de premier niveau
- Raccourcis pour éviter les doublons
Nommer et décrire
- Convention de nommage : date, sujet, version, statut
- Libellés Drive et champs pour classer et retrouver
- Description des fichiers et modèles de documents
- Dossiers modèles et gabarits de projet
Gouverner les documents
- Rôles : gestionnaire de Drive partagé, référent documentaire
- Droits par défaut et règles de partage externe
- Cycle de vie : brouillon, validé, archivé, supprimé
- Versions, archivage et conservation (lien avec Vault côté administration)
Déployer et faire vivre
- Rédiger la charte documentaire
- Réorganiser sans casser : déplacements, transferts de propriété, Drive pour ordinateur
- Former l’équipe et accompagner le changement
- Revue périodique et indicateurs de bonne tenue
Comment se déroule la formation
Modalités et déroulement
Formation intra-entreprise, dans vos locaux ou à distance en classe virtuelle (Teams ou Google Meet), avec le formateur en direct. Groupe de 1 à 8 personnes. Chaque participant dispose d'un poste équipé du logiciel étudié.
Méthodes mobilisées
Alternance d'apports théoriques courts et de mises en pratique guidées sur des cas proches de votre activité. Support de cours remis à chaque participant, fichiers d'exercices, et accès aux ressources pendant 30 jours après la formation.
Modalités d'évaluation
Positionnement en début de formation (questionnaire ou entretien), exercices pratiques évalués tout au long de la session, et évaluation des acquis en fin de formation. Attestation de fin de formation remise à chaque participant, précisant les objectifs atteints. Questionnaire de satisfaction à chaud, puis à froid trois mois après.
Nature de l'action
Action de formation au sens de l'article L6313-1 du code du travail. Formation non certifiante : elle donne lieu à une attestation de fin de formation, pas à une certification enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Tarif, délais, financement, accessibilité
Tarif
Intra-entreprise : à partir de 1 200 € HT par jour de formation, pour un groupe de 1 à 8 personnes, hors frais de déplacement. Devis personnalisé sous 48 h ouvrées après analyse de votre besoin.
Délai d'accès
Entrée en formation sous 2 à 4 semaines après signature de la convention, selon vos disponibilités et celles du formateur. Le calendrier est fixé d'un commun accord lors de l'analyse du besoin.
Financement
Formation finançable par votre OPCO au titre du plan de développement des compétences. Nous vous accompagnons dans le montage du dossier (programme, devis, convention). Formation non éligible au CPF (non certifiante).
Accessibilité handicap
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Chaque situation est étudiée en amont avec notre référente handicap afin d'adapter le rythme, les supports ou les modalités (présentiel ou distance). Contactez-la avant l'inscription : Lucie Guillemin, lucie@kizuna-conseil.com. Notre démarche d'accueil.
Contact
Kizuna Conseil — contact@kizuna-conseil.com · formulaire de contact. Référente handicap : Lucie Guillemin, lucie@kizuna-conseil.com.
Fiche mise à jour le 15 septembre 2026.